Wie funktioniert ein Einwilligungsnachweis?
Wenn jemand einwilligt – eine Checkbox ankreuzt, eine Double-Opt-in-E-Mail bestätigt oder ein Formular absendet –, halten Sie eine Momentaufnahme dieses Augenblicks fest, nicht nur ein Wahr/Falsch-Flag. Der Datensatz verknüpft die Identität der Person mit genau dem Zweck, dem sie zugestimmt hat, dem Wortlaut, den sie gesehen hat, und dem Zeitstempel. Ändert sich der Zweck später, deckt die alte Einwilligung ihn nicht ab: Sie holen eine neue Einwilligung ein und protokollieren einen neuen Datensatz.
Welche Felder sollte ein Einwilligungsnachweis enthalten?
- Wer: eine stabile Kennung – Nutzer-ID, E-Mail-Adresse oder Session-ID – der Person, die eingewilligt hat.
- Wann: ein genauer Zeitstempel, bei mündlicher Einwilligung eine datierte Notiz.
- Wie: Kanal und Mechanismus – Checkbox, Bestätigungslink, unterschriebenes Formular.
- Was die Person gesehen hat: eine Kopie des Einwilligungstextes und aller damals angezeigten Datenschutzhinweise.
- Zweck: die konkrete Verarbeitung, die die Einwilligung abdeckt – Marketing-E-Mails, Analyse, Profiling.
- Widerruf: ob und wann die Einwilligung widerrufen wurde, protokolliert wie ihre Erteilung.
Warum ist ein unveränderlicher Verlauf wichtig?
Eine Einwilligung ist kein einzelner Boolean, den Sie überschreiben. Eine Person kann sie erteilen, widerrufen und erneut erteilen – und Sie müssen womöglich den Stand an einem beliebigen vergangenen Datum belegen, etwa an dem Tag, an dem Sie eine bestimmte Kampagne verschickt haben. Speichern Sie Einwilligungen so, wie Sie ein Audit-Log speichern würden: Einträge werden nur angehängt, jede Erteilung und jeder Widerruf ist ein Event mit Zeitstempel. Wer den letzten Wert überschreibt, vernichtet den Beleg, den Sie nach der DSGVO aufbewahren sollen.
Warum das für ein Zwei-Personen-Team zählt
Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO liegt die Beweislast bei Ihnen, unabhängig von Ihrer Teamgröße. Beschwert sich ein Abonnent oder fragt eine Aufsichtsbehörde nach, beweist der Zustand einer Checkbox nichts – Sie brauchen den Datensatz mit Zeitstempel. Das ab der ersten Anmeldung einzubauen, ist weit günstiger, als es später zu rekonstruieren, und es ist ein Grund, Einwilligungsdaten auf Infrastruktur zu halten, die Sie kontrollieren. Im ausführlichen Leitfaden zu DSGVO und Self-Hosting lesen Sie, wie Einwilligungsnachweise, Sperrliste und Datenresidenz zusammenspielen.